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Documentation
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Adaptive Planning
Dernière mise à jour : 2023-12-15
Créer des tâches standard pour les processus

Créer des tâches standard pour les processus

  • Pour les tâches de groupe, assurez-vous que ces utilisateurs existent dans un groupe d’utilisateurs dans
    Administration
    .
  • Pour envoyer des notifications aux utilisateurs auxquels des tâches sont affectées, cochez la case
    Alertes de flux des travaux et de processus
     dans
    Définition générale
    de l’administration
    .
  • Sécurité :
    • Autorisation
      Accès au suivi de processus
      .
    • Autorisation
      Terminer les tâches que je me suis affectées
      .
    • Autorisation
      Terminer des tâches
      .
    • Autorisation
      Gérer les tâches
      .
    • Autorisation
      Gérer les processus
      .
Les processus et les tâches de processus permettent aux équipes de collaborer pour terminer leurs cycles de planification. Les équipes peuvent utiliser les processus pour :
  • Créer, gérer et terminer des tâches.
  • Surveiller la progression des tâches tandis que les équipes se rapprochent des dates d’échéance configurées.
  • Communiquer entre elles à l’aide des notes sur les tâches ou des notifications en provenance des administrateurs de processus.
En tant qu’administrateur de processus, vous pouvez créer des tâches standard que vous pouvez affecter aux :
  • Utilisateurs individuels.
  • Groupes d’utilisateurs.
Les tâches standard peuvent :
  • Inclure les noms des tâches, les descriptions des tâches, les dates d’échéance des tâches, les pièces jointes et les notes.
  • Établir un lien direct vers les feuilles, les rapports, les tableaux de bord ou les flux des travaux pertinents affectés à un niveau. Les utilisateurs affectés peuvent agir directement dans leur guide de processus, auquel ils peuvent accéder à partir du suivi de processus ou des notifications.
Ces utilisateurs agissent sur leurs tâches dans leur guide de processus.
Exemple : vous affectez une tâche pour réviser la feuille de performance des ventes à vos gestionnaires des ventes. Ces gestionnaires des ventes peuvent modifier la feuille directement dans la tâche du guide de processus et marquer la tâche comme terminée.
Vous pouvez cloner des tâches existantes et modifier les clones pour gagner du temps.
  1. Sélectionnez
    Aperçu
    du processus
     dans le menu principal.
  2. Accédez à votre processus.
  3. Sélectionnez
    Créer une tâche
    .
  4. Lorsque vous créez les tâches liées à vos processus, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de tâche
    Sélectionnez
    Tâche standard
    .
    Type dʼaffectation
    Affectez des tâches à un utilisateur spécifique ou à un groupe d’utilisateurs précis. Une fois la tâche créée, vous ne pouvez plus changer le type dʼaffectation. Pour une tâche avec un type d’affectation différent, créez une autre tâche.
    Statut
    Marquez la tâche comme terminée lorsque vous la créez.
    Affecté à
    Vous pouvez rechercher un nom, une adresse de courriel ou un groupe d’utilisateurs dans la barre de recherche.
    Après avoir créé une tâche que vous affectez à un groupe, vous ne pouvez plus changer le groupe titulaire de l’affectation. Pour une tâche avec un groupe titulaire différent, créez une autre tâche.
    Combien de membres du groupe doivent terminer cette tâche?
    Sélectionnez la condition requise pour terminer une tâche de groupe.
    • Tous les membres du groupe
       : chaque utilisateur du groupe doit exécuter sa part de l’affectation pour terminer la tâche. Par exemple : démarrez un processus de planification dans lequel tous les membres du groupe doivent agir sur leurs feuilles de charges.
    • Nʼimporte quel membre du groupe
       : un seul utilisateur du groupe doit terminer l’affectation pour marquer la tâche comme terminée. Partage une seule tâche entre de nombreux utilisateurs. Par exemple : toute personne du groupe Bureau du directeur financier peut mettre à jour le taux de calcul de la rémunération au mérite pour sa société.
    Une fois la tâche créée, vous ne pouvez plus changer cette valeur.
    Contenu
    Sélectionnez le contexte de la tâche pour le titulaire. Les utilisateurs affectés peuvent accéder à ce contenu directement dans leur tâche à partir de leur guide de processus.
    • Aucun
       : permet aux utilisateurs de terminer la tâche sans utiliser Adaptive Planning. Exemple : vous envoyez un rappel par courriel à tous vos employés pour leur rappeler de soumettre leurs rapports de charges avant une date limite afin que vos chiffres réels soient à jour.
    • Feuille
       : vous permet de sélectionner une feuille et une version affectées à un niveau pour la tâche.
    • Feuille d’hypothèse
       : vous permet de sélectionner une feuille d’hypothèse et une version pour la tâche.
    • Rapport
       : vous permet de sélectionner un rapport partagé et une version pour la tâche.
    • Tableaux de bord
       : vous permet de sélectionner des tableaux de bord, puis une perspective ou un tableau de bord spécifique pour la tâche. Les titulaires peuvent voir le contexte pertinent dans le guide du processus.
    • Flux des travaux
       : vous permet de sélectionner une version pour le flux des travaux. Quand l’utilisateur soumet le niveau, l’approbateur reçoit une notification.
    Lorsque vous affectez des tâches, Adaptive Planning n’effectue pas de validation dans les cas où ces utilisateurs ou groupes d’utilisateurs ont accès au contenu. Nous validons l’accès et les autorisations lorsque ces utilisateurs consultent leurs guides de processus pour afficher leurs tâches.
    Date dʼéchéance ou Nombre de jours avant la date cible du processus
    Date dʼéchéance ou Nombre de jours après la date cible du processus
    Sélectionnez une date dʼéchéance ou le nombre de jours avant la date cible du processus à laquelle la tâche sera échue.
    Les dates dʼéchéance et les dates cibles tiennent compte des fuseaux horaires. Les utilisateurs les voient en fonction de leur heure locale. Exemple : un administrateur de processus à Los Angeles crée une tâche venant à échéance à 1:00:00 (heure du Pacifique). Le destinataire de l’affectation à New York voit l’échéance à 1:00:00 (heure de l’est), même s’il travaille dans un fuseau horaire différent.
Lorsque vous créez des tâches, nous les classons automatiquement selon la logique suivante :
  1. Date d’échéance. Les tâches les plus anciennes s’affichent en haut des colonnes et les tâches les plus récentes en bas.
  2. Si la date d’échéance est la même, triez le processus par nom de tâche.
  3. Si la date d’échéance et le nom de la tâche sont identiques, classez par nom du destinataire de l’affectation.
  4. Si toutes les valeurs ci-dessus sont identiques, classez par date de création de la tâche.