Étapes : utiliser le flux des travaux

La fonctionnalité de flux des travaux est facultative. Lorsque vous configurez la fonctionnalité de flux des travaux, vous simplifiez le processus d'approbation et de rejet des niveaux disponibles pour les versions et les chiffres réels du plan, en excluant les sous-versions des chiffres réels.

Conditions préalables

La fonctionnalité de flux des travaux est une fonctionnalité supplémentaire. Demandez-la à votre représentant.

Autorisations requises pour gérer le flux des travaux : Approuver les niveaux

Autorisation requise pour soumettre des niveaux pour approbation : Accès aux feuilles

Navigation

Si vous pouvez modifier des feuilles, à partir du menu de navigation, cliquez sur Feuilles
> Aperçu
. Ouvrez la section Statut du flux des travaux
en cliquant sur :

L'indicateur Statut du flux des travaux situé dans la barre d'outils pour des feuilles affectées à un niveau.

Indicateur de statut à côté du nom de la feuille pour les feuilles d’hypothèse.

Si vous pouvez approuver un flux des travaux, accédez au menu de navigation, cliquez sur Flux des travaux
. Vous pouvez voir toutes les feuilles et leurs statuts par niveau ou par utilisateur.

L'option Flux des travaux dans le menu de navigation principal n'est disponible que pour les utilisateurs ayant accès à une hiérarchie de niveaux. Les utilisateurs ayant accès uniquement au niveau feuille peuvent afficher, soumettre et approuver des flux des travaux en utilisant une tâche de processus.

Comment fonctionne le flux des travaux?

La fonctionnalité Flux des travaux fournit un processus d'approbation des feuilles terminées, tant les feuilles affectées à un niveau que les feuilles d'hypothèse. Lorsque la saisie des données dans les feuilles est terminée ou que les données ont été importées pour les chiffres réels, vous pouvez les soumettre à un responsable ou à un superviseur pour approbation à partir de l'aperçu des feuilles.

L'approbateur reçoit une notification par courriel et peut ensuite réviser, rejeter (si nécessaire) et approuver les données. Une fois le statut modifié par ce dernier, vous recevez une notification par courriel.

Si vous pouvez approuver les statuts du flux des travaux, vous pouvez voir les feuilles affectées à un niveau et les feuilles d'hypothèse sur la page du flux des travaux. Les feuilles affectées à un niveau (en haut de l'onglet Statut du flux des travaux
) sont soumises et révisées par niveau dans le flux des travaux. Les feuilles d'hypothèse (au bas de l'onglet Statut du flux des travaux
) sont soumises par feuille.

Vous pouvez voir tous les niveaux et toutes les feuilles que vous contrôlez avec leur statut.

En cours
: les feuilles sont prêtes pour la saisie de données ou l'importation de données. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de niveau peuvent saisir ou importer des données dans les feuilles.

Soumis pour révision
: les données sont prêtes à être revues. Seuls les responsables de niveau et les utilisateurs ayant accès au niveau parent peuvent ajouter, mettre à jour ou remplacer des lignes pour les feuilles.

Approuvé
: le réviseur a revu et approuvé les données. L'approbation d'un niveau verrouille les cellules pour ce niveau. Les utilisateurs ayant accès au niveau précis ou au niveau parent et les responsables de niveau ne peuvent pas modifier les données.

Rejeté
: le réviseur a revu et rejeté les données. La bonne pratique consiste à laisser une note expliquant ce qu'il reste à faire. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de niveau peuvent saisir ou importer des données dans les feuilles.

Approuvé et verrouillé
: le réviseur a approuvé le niveau parent, ce qui verrouille tous les sous-niveaux. Les utilisateurs ayant accès au niveau spécifique ou au niveau parent et les responsables de niveau ne peuvent pas modifier les données du niveau et de ses sous-niveaux.

Le flux des travaux est propre à une version et à un niveau, vous devez donc veiller à bien choisir la version et le niveau appropriés lorsque vous effectuez des actions liées au flux des travaux.

Activer le flux des travaux pour les chiffres réels

Accédez à Modélisation
> Versions
.

Sélectionnez les chiffres réels racines dans la liste. Les chiffres réels racines sont la première version des chiffres réels répertoriée.

Dans la page Détail de la version, sélectionnez Activer le flux des travaux
.

Cliquez sur Enregistrer
.

Vous ne pouvez pas activer le flux des travaux pour les sous-versions de chiffres réels.

Soumettre, approuver ou rejeter des niveaux

Lorsque vous soumettez un niveau, vous soumettez toutes les feuilles affectées à ce niveau.

Accédez à Feuilles > Aperçu
.

Vérifiez que les sélecteurs de niveau et de version sont correctement définis.

Dans le menu Plus d'actions de votre niveau, sélectionnez Mettre à jour le statut du flux des travaux
.

Ajoutez une Note
si nécessaire et cliquez sur

Soumettre

Approuver

Rejeter

Un niveau parent ne peut être soumis que si tous ses sous-niveaux ont été approuvés. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez approuver les sous-niveaux dans le cadre de la soumission d'un niveau parent.

Le fait de soumettre un niveau parent marque tous ses sous-niveaux comme étant approuvés et verrouillés. Vous ne pouvez pas annuler la soumission des sous-niveaux sans annuler au préalable la soumission de leur niveau parent.

Soumettre, approuver ou rejeter des feuilles d'hypothèse

Accédez à Hypothèses
> Aperçu
pour voir la liste de vos feuilles d'hypothèse.

Dans le menu Plus d'actions de votre feuille, sélectionnez Mettre à jour le statut du flux des travaux
.

Ajoutez une Note
si nécessaire et cliquez sur Soumettre
, Approuver
ou Rejeter
.

Modifier le statut du flux des travaux

Accédez à Workflow
dans la barre de navigation.

Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne version dans la liste déroulante correspondante au-dessus de la barre d'outils.

Sélectionnez le niveau ou la feuille à soumettre dans la liste.

Sur le côté droit de la page, ajoutez une Note
si nécessaire et cliquez sur Soumettre, Approuver
ou Rejeter
.

Si vous avez accès au niveau supérieur, vous pouvez modifier le statut du flux des travaux d'une feuille affectée à un utilisateur même si vous n'avez pas accès à cette feuille.

Réinitialiser

Réinitialisez l'ensemble des feuilles et des niveaux au statut En cours
.

Accédez à Flux des travaux
.

Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne version dans le menu déroulant correspondant au-dessus de la barre d'outils.

Sélectionnez Total Company
dans la liste des niveaux.

Cliquez sur Réinitialiser
.

Si des feuilles ou des niveaux ont déjà le statut En cours
avant la réinitialisation, les colonnes suivantes de ces feuilles ou niveaux ne sont pas mises à jour lors de la réinitialisation :

Dernière mise à jour par

Dernière mise à jour le

Saisir des notes

Ajoutez des commentaires dans la zone Note
et soumettez le changement de statut ou cliquez sur Enregistrer la note uniquement
. Cela permet aux autres de savoir quelles actions vous avez terminées, si vous avez des questions ou de connaître les motifs d'un rejet ou d'une approbation. Les notes ont une limite maximale de caractères de 4 000.