Introducción de situaciones hipotéticas compartidas
Fecha de vista previa: 2025-02-08. Fecha de producción: 2025-03-15.
Ahora puede compartir sus situaciones hipotéticas personales con otros colaboradores. Para establecer flujos de trabajo y mantener informadas a las partes interesadas, proporcionamos notificaciones automáticas para varias acciones nuevas. Admitimos los siguientes roles nuevos:
- Propietarios: la persona que crea los escenarios y los comparte.
- Colaboradores: las personas invitadas a cambiar los datos en la situación hipotética.
- Gerentes: la persona con el permiso Gestionar situaciones hipotéticas que puede ayudar con cualquier problema de flujo de trabajo que surja debido a cambios en la organización, las reglas de acceso o los permisos.
Para admitir el flujo de trabajo, activamos lo siguiente:
- Colaboradores para comprobar el estado de los envíos, descargar sus cambios, enviar sus cambios o recuperar sus envíos.
- Los propietarios pueden revisar el estado de todos los colaboradores y descargar, aceptar, devolver o descartar los cambios.
- Los gerentes pueden compartir y descargar, descartar y fusionar cambios. Proporcionamos a los gerentes estas capacidades tanto para situaciones hipotéticas compartidas como personales para evitar bloqueos en el flujo de trabajo.
Beneficios empresariales
Las situaciones hipotéticas compartidas mejoran la colaboración, proporcionando más visibilidad y aportaciones de las partes interesadas. Esto mejora la precisión de sus presupuestos y planes y ahorra tiempo.
Las notificaciones automáticas aumentan la eficiencia de la comunicación y el flujo de trabajo, al tiempo que mantienen informados a los colaboradores para que puedan finalizar sus tareas rápidamente.
Cambios
Compartir situaciones hipotéticas
Proporcionamos una nueva opción
Compartir
en el menú Acciones
(los 3 puntos junto al escenario en la lista de escenarios). Esto permite a los propietarios de la situación hipotética: - Elija usuarios y grupos individuales para colaborar.
- Opcionalmente, seleccione el tablero de control que tiene los datos para que los colaboradores los revisen y los cambien.
- Opcionalmente, añada unaNota para colaboradorescon instrucciones o detalles específicos.
Una vez que los propietarios comparten escenarios, permitimos que los colaboradores seleccionen el escenario, anidado en la versión base para hojas, informes y tableros de control. Para los colaboradores, ofrecemos estas nuevas opciones en el menú
Acciones
de la lista de situaciones hipotéticas de la página Situaciones hipotéticas
: - Enviar para revisión: esta opción actualiza el estado del colaborador, envía una notificación al propietario de que los cambios están listos para su revisión y bloquea las hojas en la situación hipotética del colaborador.
- Retirar envío: esta opción es para los casos en los que los colaboradores requieren cambios o correcciones adicionales. Invierte el estado, desbloquea la hoja y notifica al propietario.
- Consultar colaboradores: esta opción permite a los colaboradores consultar una lista de sus compañeros colaboradores y comprobar el estado de sus envíos.
Gestión de envíos
Ofrecemos a los gerentes y propietarios una nueva opción,
Gestionar envíos
, en el menú Acciones
de la lista de situaciones hipotéticas de la página Situaciones hipotéticas
. Esta opción les permite consultar la lista de colaboradores, incluido el propietario de la situación hipotética. La lista incluye el estado de la contribución de cada colaborador: - En curso: el colaborador no ha finalizado los cambios.
- Enviado: el colaborador ha enviado los cambios. Si desea desbloquear la situación hipotética para el colaborador, puede devolver los cambios.
- Aprobado: el propietario del escenario ha aceptado los cambios. Mantenemos las hojas bloqueadas hasta que el propietario o el gerente fusionen o eliminen la situación hipotética.
- Devuelto: el propietario ha devuelto la situación hipotética al colaborador para que realice cambios adicionales. Desbloqueamos las hojas para el colaborador.
Desde el menú
Acciones
, los tres puntos del cuadro de diálogo Gestionar envíos
, permitimos que los propietarios y gerentes realicen las siguientes acciones: - Descargar cambios: descargue una hoja de Excel para poder revisar todos los cambios realizados por el colaborador o el propietario.
- Descartar cambios: descartar los cambios realizados por el colaborador o el propietario.
En el cuadro de diálogo
Gestionar envíos
, también ofrecemos estas acciones adicionales solo para los propietarios: - Aprobar (icono de marca de verificación): acepta los cambios que ha realizado el colaborador.
- Devolver (icono x): devuelve la situación hipotética al colaborador para que realice cambios adicionales. Ofrecemos una opción para descartar también todos los cambios del colaborador cuando los devuelva.
- Aprobar todo: acepta todos los cambios de todos los colaboradores, incluidos ellos mismos.
Notificaciones de situación hipotética
Para respaldar un flujo de trabajo informado y fluido, ahora enviamos notificaciones a los propietarios y colaboradores en cada paso del camino. Las notificaciones incluyen:
- Nombre de escenario
- Nombre de las partes implicadas.
- Vínculo a la perspectiva, si está incluida, o a la páginaEscenarios.
- Nota, si se proporciona.
Proporcionamos acceso a las notificaciones con el icono de campana en la barra de herramientas de la aplicación.
Enviamos notificaciones a:
- Colaboradores cuando los gerentes o propietarios comparten situaciones hipotéticas.
- Propietarios cuando los colaboradores envían situaciones hipotéticas para su revisión o retirada.
- Colaboradores cuando los propietarios o gerentes descartan, aceptan o devuelven los cambios.
- Propietarios cuando todos los colaboradores terminen de enviar cambios.
- Colaboradores cuando los propietarios o gerentes fusionan cambios de escenario en la versión base.
En el caso de las instancias exclusivas de Adaptive Planning, cuando su instancia está configurada para recibir notificaciones por correo electrónico, también enviamos automáticamente una notificación por correo electrónico. En el caso de Adaptive Planning con HCM o Financials, enviamos notificaciones a través de Adaptive Planning y Workday.
Nuevos valores máximos de situación hipotética y orientación
Proporcionamos nuevos máximos como valores de seguridad que mantienen el rendimiento óptimo de su modelo:
- 2000 hojas guardadas por escenario en todos los usuarios que tienen acceso al escenario.
- 5000 escenarios por instancia
También le recomendamos que se limite a lo siguiente:
- 50 colaboradores para cada situación hipotética compartida. Cuando comparta con grupos, tenga en cuenta cuántos usuarios hay en el grupo.
Con esta versión, no enviamos notificaciones cuando comparte la misma situación hipotética con más de 100 usuarios a la vez.
Página Cambios en situaciones hipotéticas
Cambiamos la página
Gestión de situaciones hipotéticas
a Situaciones hipotéticas
. En la página Escenarios
, ahora proporcionamos nuevas carpetas: - Compartido: mostramos todos los escenarios compartidos que le pertenecen o que otros han compartido con usted.
- Global: mostramos esta carpeta a los gerentes de escenarios para que puedan realizar acciones en todos los escenarios de la instancia, incluidos los escenarios personales de otros usuarios y los escenarios compartidos que no se compartieron con el gerente.
Permisos nuevos y modificados
Para facilitar la claridad y la precisión, actualizamos los permisos y añadimos un nuevo permiso en la sección
Conjuntos de permisos
de Administración
. - Hemos añadido el nuevo permisoCompartir situaciones hipotéticasque permite a los usuarios compartir sus situaciones hipotéticas con los colaboradores. Hacemos que el permisoCreate Scenariossea un requisito previo.
- Cambiamos el permisoAcceder al gestor de situaciones hipotéticasaAcceder a situaciones hipotéticas.
- Actualizamos las capacidades del permisoGestionar situaciones hipotéticas. Hacemos que el permisoCompartir situaciones hipotéticas, además del permisoFusionar situaciones hipotéticas, sea un requisito previo.
Ahora permitimos a los usuarios con el permiso
Gestionar situaciones hipotéticas
: - Acceda a la carpetaGlobalen la páginaEscenarios.
- Comparta, fusione, gestione envíos, descarte cambios y descargue cambios para todos los escenarios.
Bloqueamos a los usuarios con el permiso
Gestionar situaciones hipotéticas
de: - Consultar los datos de la situación hipotética en hojas, informes y tableros de control. Les permitimos descargar los cambios para revisarlos.
- Recibir notificaciones. Enviamos todas las notificaciones a los propietarios y colaboradores.
- Aprobar o devolver envíos. Le permitimos fusionar los cambios.
Si gestiona la seguridad de Adaptive Planning a través de Workday Core, debe activar manualmente la acción
Compartir situaciones hipotéticas
. Para todas las demás instancias, activamos automáticamente el permiso Compartir situaciones hipotéticas
para cualquier conjunto de permisos que tenga Gestionar situaciones hipotéticas
. Importaciones y exportaciones
- Permitimos la exportación de datos de escenarios con Design Integrations y la exportación manual.
- En este momento, no admitimos la importación de datos con cargadores de integración de diseño, API o manualmente.
Otras mejoras para admitir situaciones hipotéticas compartidas
- Actualizamos Traza de auditoría para realizar un seguimiento de los cambios debidos a fusiones de escenarios realizadas por el usuario que realizó el cambio en el escenario. Anteriormente, solo mostrábamos el nombre del usuario que fusionaba la situación hipotética. Actualizamos la capacidad de fusión.
- Debe tener acceso a todas las intersecciones de todos los cambios para poder fusionar correctamente. Como práctica recomendada, le recomendamos que asigne reglas de acceso, que proporcionan accesode edicióna todos los datos, a al menos una persona que también tenga el permisoGestionar situaciones hipotéticas. Esta práctica evita que se produzcan bloqueadores en el workflow de escenario compartido.
- Cuando crea una nueva versión y opta por copiar todas las situaciones hipotéticas, convertimos las situaciones hipotéticas compartidas en situaciones hipotéticas personales.
- Cuando los colaboradores envían situaciones hipotéticas compartidas para su revisión, bloqueamos automáticamente todas las hojas del colaborador para la situación hipotética. La situación hipotética permanece bloqueada después de que el propietario apruebe los cambios. También mostramos una información sobre herramientas para las celdas bloqueadas que incluye el estado del envío de la situación hipotética.
Siguiente paso
En un próximo paquete de servicios, admitiremos notificaciones para más de 100 colaboradores.
¿Qué debo hacer?
Añadimos automáticamente el permiso
Compartir situaciones hipotéticas
a cualquier conjunto de permisos con un permiso Gestionar situaciones hipotéticas
activo. Si gestiona la seguridad de Adaptive Planning a través de Workday Core, debe activar manualmente la acción Compartir situaciones hipotéticas
para grupos de acciones
. Para activar
Compartir situaciones hipotéticas
para un conjunto de permisos de Adaptive Planning: - SeleccioneAdministraciónen el menú principal.
- SeleccioneConjuntos de permisos.
- Haga clic enEditarjunto al nombre del conjunto de permisos.
- SeleccioneCompartir situaciones hipotéticas. Sila opción Compartir situaciones hipotéticasestá desactivada, seleccioneCrear situaciones hipotéticaspara activarla.
- Haga clic enEnviar.
Para activar la acción desde Workday:
- Desde Workday, ejecute el informeConsulta de detalles de acción.
- Filtre la columnaAcciónconGestionar situaciones hipotéticas.
- Seleccione unGrupo de accionescon la acciónGestionar situaciones hipotéticas.
- Edite el grupo de acciones.
- Busqueescenarios de compartición.
- Seleccione la acciónCompartir situaciones hipotéticas.
- Repita esta acción para todoslos grupos de accionescon la acciónGestionar situaciones hipotéticas.
- Puede añadir la acciónCompartir situaciones hipotéticasa Grupos de acciones que no tengan la acciónGestionar situaciones hipotéticas(opcional).
¿Qué sucede si no hago nada?
Los usuarios con el permiso
Gestionar situaciones hipotéticas
pueden empezar a compartir situaciones hipotéticas. En el caso de los clientes que utilizan el núcleo de Workday para gestionar la seguridad de Adaptive Planning, nadie puede empezar a compartir situaciones hipotéticas hasta que usted active la acción.