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Pasos: creación de hojas estándar

Pasos: creación de hojas estándar

Cree hojas estándar para una entrada de datos básica basada en cuentas y niveles. Utilice divisiones para etiquetar los datos por dimensión o crear subcategorías por fila.
Las hojas estándar utilizan un asistente para ayudarle a crearlas.

Requisitos previos

Puede crear lo siguiente:
  • Cuentas, dimensiones y niveles para añadir a la hoja.
  • Perfiles de usuario para hojas asignadas al usuario.
Seguridad: permiso
Modelo incluye: hojas, cuentas, dimensiones y fórmulas
.

Pasos básicos

  2. Cree grupos de cuentas y añada cuentas.
  3. Opcional. Añada dimensiones personalizadas.
  4. Establezca la vista inicial.
  5. Asigne hojas asignadas al nivel a niveles u hojas asignadas al usuario a usuarios.
  6. Únicamente para las hojas asignadas a usuario, añada niveles a la hoja.
  7. Opcional. Personalice el acceso de cada nivel a cada cuenta.

Creación de grupos de cuentas e introducción de cuentas

  • La sección
    Cuentas para hoja
     contiene grupos y cuentas que aparecen en la hoja. Cuando crea una hoja por primera vez, este cuadro tiene un solo grupo de cuentas.
  • La sección
    Detalles de cuenta
    o
    Detalles de grupo
     contiene la configuración de la hoja, la cuenta o el grupo.
  • La sección
    Seleccionar cuenta
     contiene todas las cuentas de su modelo. Puede añadir estas cuentas al grupo para que aparezcan en la hoja.
Para añadir cuentas o grupos y para cambiar la configuración, haga lo siguiente:
  1. Muestre u oculte los saldos de comienzo en la hoja.
  2. Cambie el nombre del nuevo grupo por defecto (opcional).
  3. Añada nuevos grupos a la hoja y seleccione en la configuración del grupo que se muestren las cabeceras y los subtotales (opcional).
  4. Organice los grupos de cuentas en las hojas.
  5. Añada cuentas a los grupos.
  6. Elija la configuración de solo lectura para las cuentas de todos los niveles (opcional).
  7. Seleccione
    Siguiente
    .

Saldos de comienzo visibles u ocultos

Muchas cuentas tienen saldos de comienzo. Por encima de Detalles de grupo o Detalles de cuenta, seleccione la casilla
Mostrar saldo de comienzo
 para que el saldo de comienzo se muestre como una columna en la hoja. Para que se oculte esta columna, deje la casilla en blanco.

Cambio de nombre de primer grupo de cuentas

  1. En el cuadro Cuentas para hoja, seleccione
    Nuevo grupo
    .
  2. En la sección Detalles de grupo, introduzca un nombre para el grupo en el campo Cabecera.

Introducción de nuevos grupos

  1. Seleccione el botón
    Nuevo grupo
    .
  2. Introduzca un nombre en el campo Cabecera.
  3. Seleccione las casillas opcionales.
    • Mostrar cabecera
      : la cabecera del grupo de cuentas aparece en la hoja y agrupa las cuentas que se le añadan.
    • Mostrar subtotal
      : la hoja muestra un subtotal de todas las cuentas del grupo.
  4. Seleccione el botón
    Guardar
    en la sección Detalles de grupo.

Organización de grupos

Puede reordenar los grupos de cuentas, no las cuentas, de modo que pueda controlar cómo se muestran en la hoja.
  1. Seleccione un grupo del cuadro Cuentas para hoja.
  2. Seleccione los botones
    Subir
     o
    Bajar
     en la parte inferior del cuadro.

Introducción de cuentas en un grupo

  1. En el cuadro Cuentas para hoja, seleccione un grupo.
  2. En el cuadro Seleccionar cuentas situado en el lado derecho, elija las cuentas que quiere añadir. Para ir más rápido, añada una cuenta principal, de modo que se incluyan automáticamente todos sus descendientes:
    • Utilice la lista desplegable Tipo para filtrar la lista.
    • Escriba en el campo de búsqueda palabras clave o códigos de cuenta.
  3. Seleccione el botón
    Añadir a grupo
    . La cuenta y sus descendientes aparecen en el cuadro Cuentas para hoja situado en el lado izquierdo.

Conversión de cuentas a cuentas de solo lectura

Una vez añadidas las cuentas a los grupos, puede hacer que determinadas cuentas
sean de solo lectura
 para cualquier usuario de la hoja. Así, nadie podrá editar los datos de la cuenta en la hoja.
Las cuentas principales siempre son de solo lectura, porque muestran el valor de agrupación de todas sus cuentas descendientes. Al establecer una cuenta principal como de solo lectura, se ocultan sus descendientes.
  1. En el cuadro Cuentas para hoja, seleccione una cuenta.
  2. En la sección Detalles de cuenta, seleccione la casilla
    Solo lectura
    .
  3. Seleccione
    Guardar
    .
  4. Cuando haya terminado de añadir las cuentas, seleccione
    Siguiente
    .

Introducción de dimensiones

Puede asignar dimensiones a la hoja. Las dimensiones proporcionan filtros personalizados que ayudan a categorizar y analizar los datos del plan. Utilice las dimensiones para visualizar los datos o para incluirlos en fórmulas. Las dimensiones que añada se mostrarán tras la primera columna de la hoja.
Para añadir una dimensión a la hoja:
  1. En Dimensiones disponibles, seleccione una dimensión.
  2. Seleccione la flecha derecha
    >>
     para añadir la dimensión a Dimensiones seleccionadas de la hoja.
  3. Después de añadir todas las dimensiones, utilice
    Subir
     y
    Bajar
     para definir el orden de las dimensiones en la hoja.
  4. Seleccione
    Siguiente
    .

Establecimiento de vista inicial

Elija la vista inicial en la que se mostrará la hoja cuando se abra por primera vez. Los usuarios pueden cambiar las opciones de visualización cuando abren la hoja.
  • Iniciar en modo Ver por nivel
    : muestra los niveles en las filas. Si no se selecciona, la hoja muestra las cuentas en las filas.
  • Suprimir filas si todo son ceros o valores en blanco
    : oculta las filas con ceros o valores en blanco.
Seleccione
Siguiente
.

Establecimiento avanzado de vista inicial

Una vez que haya creado la hoja, puede seguir definiendo aún más la vista por defecto si tiene lo siguiente:
  • Permiso Acceso a gestión de modelos > Modelo
  • Permisos Acceso a hojas
Defina la vista inicial para que cualquier persona que abra la hoja por primera vez la vea exactamente como usted la definió. Todavía pueden cambiar la vista de la hoja, pero también tienen la opción de restablecer la vista a los valores por defecto con el botón
Restablecer vista por defecto
 en la barra de herramientas de la hoja.
  1. En el menú de navegación, seleccione
    Hojas
    y elija la hoja.
  2. En la barra de herramientas, haga clic en
    Opciones de visualización
    .
  3. Modifique las opciones de visualización en las fichas: Periodo, Comparación de versiones y Minigráficos.
  4. Seleccione la casilla
    Establecer como valor por defecto para todos los usuarios
    .
  5. Seleccione
    Aplicar
    . Compruebe la hoja para asegurarse de que tenga el aspecto que quiere.
  6. Seleccione
    Guardar
    .

Asignación a niveles o usuarios

  • Con las hojas asignadas a nivel, puede asignar niveles a la hoja.
  • Con las hojas asignadas a usuario, puede asignar usuarios a la hoja.
Los usuarios pueden buscar hojas asignadas a nivel en el menú de navegación >
Hojas
. Para abrir la lista de hojas asignadas al usuario, los usuarios pueden expandir el panel izquierdo y hacer clic en
Supuestos
.

Asignación a niveles

Este paso solo aparece en hojas asignadas a nivel. Tenga en cuenta lo siguiente:
  • Si solo asigna un nivel principal, los usuarios no podrán editar los datos de las cuentas.
  • Puede asignar niveles principales sin asignar sus niveles secundarios. Cuando los miembros de su equipo consulten la hoja en el nivel principal, podrán explorar una celda para ver las contribuciones de nivel secundario. Los usuarios que solo tengan acceso a los niveles secundarios no podrán abrir la hoja.
  • Cuando asigna un nivel secundario, se asigna automáticamente también su nivel principal y todos los niveles predecesores.
  • Personalice el acceso de nivel de cada cuenta con la opción Personalizar subniveles. Puede consultarlo a continuación.
Para asignar niveles:
  1. Expanda la lista de niveles tanto como sea necesario.
  2. Seleccione los niveles que pueden acceder a esta hoja. Si selecciona un nivel principal, pero no sus descendientes, la hoja muestra el nivel (Solo). Estos datos no son datos de agrupación, sino que son específicos del nivel (Solo).
  3. Seleccione
    Crear hoja
    para finalizar o
    Personalizar subniveles
    para definir aún más el acceso del nivel a la hoja.

Asignación a usuarios

Este paso solo aparece para las hojas asignadas al usuario.
  1. En el cuadro Usuarios disponibles, seleccione un usuario cada vez.
  2. Haga clic en la flecha hacia delante para asignar el usuario.
  3. Opcional. Si su instancia utiliza Flujo de trabajo, seleccione
    Excluido de flujo de trabajo
     para eliminar la hoja del flujo de trabajo. Consulte Pasos: uso de flujo de trabajo para obtener más información.
  4. Seleccione
    Siguiente
    .

Introducción de niveles a hojas asignadas a usuario

Esta sección solo se aplica a las hojas asignadas a usuario.
Los usuarios asignados a la hoja pueden ver todos los niveles que añada a la hoja. Solo pueden editar niveles de hoja o niveles que no tengan niveles secundarios.
  1. Expanda la lista de niveles tanto como necesite.
  2. Seleccione los niveles que vaya a añadir a la hoja. Cuando selecciona un nivel secundario, los niveles predecesores se añaden automáticamente a la hoja.
  3. Seleccione
    Crear hoja
    para finalizar o
    Personalizar subniveles
    para definir aún más el acceso del nivel a la hoja.

Personalización de subniveles

Personalice el acceso de cada nivel a cada cuenta.
Aquí tiene algunas normas al respecto:
  • Solo puede personalizar niveles que ya haya asignado o añadido a la hoja.
  • Si una cuenta está oculta para un nivel principal, también lo está para los niveles secundarios.
  • Si una cuenta está marcada como
    Solo lectura
    en la página Seleccionar cuentas del generador de hojas, no puede establecerla como editable aquí, sino solo como Oculto o Solo lectura.
Para personalizar subniveles:
  1. Seleccione una cuenta del cuadro situado en el lado izquierdo. La lista incluye todas las cuentas que ha añadido a la hoja. No puede seleccionar un grupo de cuentas.
  2. Expanda la lista de niveles y seleccione las casillas para que se muestre lo que prefiera:
    • Un cuadro blanco oculta la cuenta seleccionada del nivel.
    • Un cuadro azul bloquea la cuenta seleccionada.
    • Una marca de verificación permite que el nivel edite la cuenta seleccionada.
  3. Seleccione
    Guardar y cerrar
    .

Siguientes pasos

Supervisar periódicamente el uso y el rendimiento de la hoja. Consulte Métricas de hoja de cheques.