Concepto: versiones bloqueadas, archivadas y ocultas
Cuando necesite bloquear una versión y congelar los datos, puede elegir entre las diferentes opciones disponibles en la sección Control de acceso de la configuración de la versión:
- Casilla Versión bloqueada: bloquea los datos de todos los usuarios para que estos no puedan cambiarlos en las hojas ni mediante importaciones. Sin embargo, los cambios en el modelo o en los datos de cifras reales pueden seguir afectando a los datos de la versión bloqueada.
- Casilla Archivar versión: hace todo lo que hace Versiones bloqueadas y además congela los datos almacenando los valores para que sea menos probable que los cambios en el modelo afecten a los datos.
- Listas de valores de usuario de Control de acceso: proporciona distintos niveles de bloqueo por tipo de usuario. Ejemplo: puede bloquear los datos pero seguir permitiendo a los usuarios dejar notas.
- Bloquear meses anteriores: bloquea los periodos anteriores de las versiones para todos los usuarios con la misma limitación que las versiones bloqueadas.
- Ocultar versiones: hace que la versión no sea visible para los usuarios.
Existen excepciones que permiten a los usuarios cambiar los datos de las versiones bloqueadas y ver las versiones ocultas.
Versiones bloqueadas
Puede bloquear versiones para minimizar los cambios en los datos de la versión en las hojas o mediante importaciones.
Las versiones bloqueadas permanecen visibles en los siguientes elementos:
- Tableros de control
- Informes
- Hojas
- No puede cambiar los datos de las hojas.
- Es posible que pueda importar datos, en función de la opción de bloqueo que elija.
- No puede hacer que los valores de dimensión no estén disponibles en la versión cuando el valor ya está asociado a datos.
- Puede exportar datos.
- Todas las cuentas calculadas obtienen fórmulas de sustitución de solo lectura para bloquear los valores calculados, a menos que haya seleccionado la casilla Desactivar configuración de fórmula específica de versión para la cuenta.
- Se muestra un icono de candado junto al nombre de las versiones en las listas desplegables de versiones.
Algunas versiones tienen siempre los datos bloqueados porque los datos proceden de otras versiones. Los datos cambian cuando su equipo actualiza las versiones de contribución.
Versión | Para evitar cambios de datos |
|---|---|
Versiones virtuales | Bloquee las versiones de origen. |
Subversiones raíz principales y de cifras reales | Bloquee las subversiones de nivel hoja. |
Parte de superposición de cifras reales de un plan bloqueado | En la versión de cifras reales, seleccione Mes - Finalización en Bloquear mes anterior(es) hasta . |
Versiones archivadas
La opción Archivar versión le permite congelar por completo los datos de nivel de hoja en sus versiones una vez finalizados los planes. El nivel de hoja son datos que no son una agrupación, en ningún nivel, cuenta o dimensión personalizada. La configuración almacena los valores en la versión para garantizar que las cuentas no se vuelvan a calcular ni cambien debido a actividades habituales que se produzcan en el futuro.
La opción Archivo de versión sustituye y mejora la funcionalidad del parámetro Calcular valores de fórmula. Mantenemos la configuración anterior para las versiones que ya la utilizan.
Dado que el proceso de archivado de una versión puede afectar negativamente al rendimiento del modelo, le recomendamos que evite archivar en momentos de gran uso o en los que necesite tiempos de respuesta rápidos en Adaptive Planning. Cuando el proceso de archivado tarda más de 30 segundos en finalizar, el proceso muestra el informe Procesos de ejecución prolongada en el Centro de planificación. Puede cancelar el proceso desde esta página. Consulte Supervisión y cancelación de procesos de larga ejecución.
El archivado de versiones garantiza la integridad de los datos al almacenarlos para que dejen de ser dinámicos. Esto le permite realizar cambios en el modelo sin cambiar los valores de la versión archivada.
Valores almacenados en versiones archivadas | Cambios que no cambiarán datos archivados |
|---|---|
Valores de cuenta calculados | En el caso de las fórmulas que hacen referencia a valores de agrupación, puede cambiar las estructuras de jerarquía sin que afecte a los valores calculados de los siguientes tipos de cuenta:
|
Cálculos de celda a partir de fórmulas introducidas en hojas | En el caso de las fórmulas que hacen referencia a datos de superposición de cifras reales, puede redeterminar los datos de cifras reales sin que afecte a los cálculos. Almacenamos los valores resultantes, no las fórmulas, en las versiones archivadas. |
Fórmulas compartidas | En el caso de las fórmulas compartidas que hacen referencia a lo siguiente:
|
Búsquedas de valor y distribución en hojas modeladas | Puede actualizar las búsquedas en la hoja sin que afecte a los valores de la versión archivada. |
Valores de cuentas vinculadas | Puede cambiar, añadir, eliminar vínculos o cambiar los filtros de vínculo y las dimensiones aplicadas sin que el valor de las cuentas de destino se vea afectado. En las versiones archivadas, no se muestran las divisiones de las cuentas vinculadas. Todavía puede acceder a las divisiones creando un informe con la cuenta de origen. |
Valores de superposición de cifras reales | Puede realizar lo siguiente:
Además, los informes de plan finales no cambian debido a redeterminaciones de cifras reales. |
Le recomendamos que utilice Validación de fórmula en el área Modelado para buscar y corregir errores de fórmula en las versiones antes de archivarlos. En el caso de las fórmulas con errores, almacenamos los valores como ceros o espacios en blanco en las versiones archivadas, lo que puede dar lugar a una discrepancia al archivar la versión. Proporcionamos un vínculo Consulta de errores en la configuración de la versión después de archivar las versiones. Puede hacer clic en el vínculo para descargar una hoja de cálculo que contiene una lista de errores de fórmula por cuenta y nivel. Si no hay errores, la hoja de cálculo está en blanco. Si desea corregir los errores, puede desactivar la opción Archivar versión y corregir los errores antes de volver a archivar la versión.
Desactivar la opción Archivar versión puede:
- Cambie los datos porque las fórmulas de la versión se vuelven a calcular.
- Eliminar de forma permanente los datos que almacenamos antes de los cambios estructurales, como los cambios en las disponibilidades de las hojas.
Excepciones de bloqueo y archivado
Algunos elementos de datos siguen siendo dinámicos en versiones bloqueadas y archivadas. Estos elementos dinámicos pueden cambiar los datos o hacer que parezca que cambian. Las versiones archivadas tienen menos excepciones que las versiones bloqueadas, ya que la intención de las dos opciones es diferente. El bloqueo de una versión se utiliza mejor para evitar que los usuarios finales cambien los datos mediante la entrada o la importación de datos. El archivado se utiliza mejor para congelar los datos, de modo que los administradores puedan realizar cambios en el modelo o redeterminar las cifras reales sin afectar a los datos de las versiones históricas.
Excepciones de versiones archivadas
Estos cambios estructurales pueden dar lugar a cambios en los datos de hoja de las versiones archivadas.
- Al volver a cargar la estructura de calendario, se eliminan las versiones de plan, incluidas las versiones archivadas.
- Al añadir una cuenta a una cuenta hoja, se mueven los datos de la cuenta hoja anterior a la cuenta hoja recién creada.
- Al eliminar la disponibilidad de nivel de las versiones u hojas, se ocultan los datos asociados en hojas, informes, tableros de control y fórmulas. Puede volver a añadir el nivel para mostrar los datos.
- Al eliminar la disponibilidad de dimensión de las hojas de cubo, se ocultan los datos asociados en hojas, informes, tableros de control y fórmulas. Puede volver a añadir el valor de dimensión a la hoja para mostrar los datos.
- Eliminando la disponibilidad de dimensión de las hojas modeladas, cambie los datos de acuerdo con su especificación, lo que puede incluir la eliminación permanente. Al volver a añadir el valor de dimensión a la hoja, no se recuperan los datos.
- Al eliminar cuentas, niveles o valores de dimensión personalizada, se eliminan los datos relacionados entre versiones.
- Al eliminar las hojas modeladas o de cubo, lo que también elimina las cuentas, se eliminan los datos en todas las versiones.
- Cambiar una cuenta de Periódica a Acumulativa cambia el valor entre las versiones.
- Al cambiar la siguiente configuración de cuenta en cuentas personalizadas, de libro mayor, de cubo y modeladas, se modifican los datos entre las versiones:
- Mostrar como: (Número, Moneda, Porcentaje).
- Tipo de saldo (Haber, Debe)
- Tipo de agrupación
- Tipo de tipo de cambio
- Al cambiar una cuenta de libro mayor o personalizada a una cuenta vinculada en hojas modeladas o estándar con datos divididos, se borrarán esos datos divididos en la versión archivada.
Estos elementos siguen siendo dinámicos en las versiones archivadas y no almacenamos sus valores:
- Cuentas de métrica
- Cuentas de sistema, como las de eliminaciones, asignaciones, participación minoritaria y CTA.
- Agrupación de valores en cuentas, niveles y jerarquías de dimensiones. Los valores de agrupación cambian cuando reorganiza las jerarquías, pero los valores basados en cálculos que hacen referencia a agrupaciones permanecen sin cambios en las versiones archivadas.
Excepciones de versiones bloqueadas
Además de todo lo que se describe para las versiones archivadas, estos cambios estructurales también pueden cambiar los datos en las versiones bloqueadas (no afectan a las versiones archivadas):
- Si cambia la siguiente configuración de cuenta en cuentas personalizadas, de libro mayor, de cubo y modeladas:
- Al seleccionar la casilla Desactivar configuración de fórmula específica de versión, se evita que la fórmula se bloquee al bloquear la versión. Cualquier cambio en las fórmulas de cuenta cambia los datos entre versiones, incluidas las versiones bloqueadas.
- Cambiar el Tipo de cuenta a Vínculo o de Vínculo a Acumulativo o Periódico
- Cambiar o añadir más cuentas de origen de vínculo
- Añadir o cambiar dimensiones o filtros de dimensión a vínculos.
- Añadir o eliminar la superposición de cifras reales. Esta acción también cambia los cálculos de fórmula que hacen referencia a las celdas con superposición de cifras reales.
- Al cambiar las etiquetas a niveles y cuentas, se modifican las agrupaciones de atributos y dimensiones, lo que afecta a los cálculos que hacen referencia a estas agrupaciones.
- Cambio de la definición de hoja:
- Añadir hojas y cambiarles el nombre.
- Cambiar las cuentas, los niveles o los valores de dimensión personalizada en una hoja.
- Cambiar las restricciones de cubo que no especifican la versión.
- Añadir, mover, cambiar el principal o cambiar el nombre de estos elementos de modelo puede afectar a los datos, incluidos los cálculos que hacen referencia a agrupaciones:
- Cuentas.
- Atributos y valores de atributo
- Dimensiones y valores de dimensión
- Niveles.
Estas acciones también cambian los datos en las versiones bloqueadas:
- Actualización de datos de cifras reales a los que hacen referencia las fórmulas de plan. Para impedir estos cambios, puede bloquear los meses anteriores de la versión de cifras reales.
- Al usar la opción Borrar datos para hojas de cubo y modeladas, se eliminan todos los datos de las versiones, incluidas las versiones bloqueadas.
Versiones ocultas
Oculte versiones para impedir que su equipo o algunos de sus miembros las puedan ver.
Al ocultar versiones, no puede consultar los datos de los siguientes elementos:
- Tableros de control
- Informes
- Hojas
No puede seleccionar la versión en:
- Fichas de elementos de diagramas e informes
- La lista de valores Versión de la barra de herramientas principal
Además, cuando oculta las versiones de cifras reales, Adaptive Planning ignora los
Controles de acceso
a las subversiones y a las versiones de asiento que se agrupan en ellas.Ocultación de excepciones
- Cuando utiliza versiones de cifras reales ocultas como superposición de cifras reales, los datos son visibles en la versión del plan. Cualquiera que pueda consultar la versión del plan puede ver los datos de cifras reales superpuestos.
- El nombre de las versiones ocultas sigue estando visible en:
- Modelado:Ver dependenciaspara los valores de dimensión y enConsultar capacidaden los resúmenes de hojas de cubo.
- Integración: cargadores de datos