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Dokumentation
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Adaptive Planning
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Einführung in geteilte Szenarien

Einführung in geteilte Szenarien

Vorschaudatum: 08.02.2025. Produktionsdatum: 15.03.2025.
Jetzt können Sie Ihre persönlichen Szenarien mit anderen Mitarbeitern teilen. Um Workflows einzurichten und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, bieten wir automatische Benachrichtigungen für verschiedene neue Aktionen. Wir unterstützen folgende neue Rollen:
  • Eigentümer: Die Person, die die Szenarien erstellt und teilt.
  • Mitarbeiter: Die Personen, die eingeladen werden, Daten im Szenario zu ändern.
  • Manager: Die Person mit der Berechtigung „Szenarien verwalten“, die bei Workflow-Problemen helfen kann, die aufgrund von Änderungen an der Organisation, den Zugriffsregeln oder Berechtigungen auftreten.
Zur Unterstützung des Workflows aktivieren wir Folgendes:
  • Zusammenarbeitenden den Status von Übermittlungen prüfen, ihre Änderungen herunterladen, ihre Änderungen übermitteln oder ihre Übermittlungen zurückrufen können.
  • Eigentümer können den Status aller Mitarbeiter prüfen und die Änderungen herunterladen, akzeptieren, zurücksenden oder verwerfen.
  • Manager das Teilen und Herunterladen, Verwerfen und Zusammenführen von Änderungen. Wir stellen Managern diese Funktionen sowohl für geteilte als auch für persönliche Szenarien zur Verfügung, um Blockaden im Workflow zu vermeiden.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Geteilte Szenarien verbessern die Zusammenarbeit und bieten mehr Transparenz und Input von Stakeholdern. Dies verbessert die Genauigkeit Ihrer Budgets und Pläne und spart Zeit.
Automatische Benachrichtigungen erhöhen die Effizienz der Kommunikation und des Workflows und halten gleichzeitig Mitarbeiter auf dem neuesten Stand, sodass sie ihre Aufgaben schnell erledigen können.

Änderungen

Szenarien teilen
Im Menü
„Aktionen“
gibt es die neue Option
„Teilen“
(die drei Punkte neben dem Szenario in der Szenarienliste). Dadurch haben die Eigentümer des Szenarios folgende Möglichkeiten:
  • Wählen Sie einzelne Benutzer und Gruppen für die Zusammenarbeit aus.
  • Wählen Sie optional das Dashboard aus, das die Daten enthält, die die Mitarbeiter prüfen und ändern können.
  • Optional können Sie eine
    Anmerkung für Zusammenarbeitende
     mit bestimmten Anweisungen oder Details hinzufügen.
Nachdem Eigentümer Szenarien geteilt haben, können Mitarbeiter das Szenario unter der Basisversion für Tabellenblätter, Berichte und Dashboards auswählen. Für Mitarbeiter stellen wir im Menü
„Aktionen“
der Szenarienliste auf der Seite
„Szenarien“
die folgenden neuen Optionen bereit:
  • Zum Prüfen übermitteln
    : Diese Option aktualisiert den Status des Mitarbeiters, sendet eine Benachrichtigung an den Eigentümer, dass Änderungen zur Prüfung bereit sind, und sperrt die Tabellenblätter im Szenario für den Mitarbeiter.
  • Übermittlung von Rückrufen
    : Diese Option ist für Fälle vorgesehen, in denen Mitarbeiter zusätzliche Änderungen oder Korrekturen benötigen. Der Status wird umgekehrt, entsperrt das Tabellenblatt und benachrichtigt den Eigentümer.
  • Mitarbeiter anzeigen
    : Mit dieser Option können Mitarbeiter eine Liste ihrer Kollegen anzeigen und den Status ihrer Übermittlungen prüfen.
Übermittlungen verwalten
Wir bieten Managern und Eigentümern die neue Option
Übermittlungen verwalten
im Menü
Aktionen
der Szenarienliste auf der Seite
Szenarien
. Mit dieser Option können sie die Liste der Zusammenarbeitenden einschließlich des Eigentümers des Szenarios anzeigen. Die Liste enthält den Status des Beitrags jedes Mitarbeiters:
  • In Bearbeitung
    : Der Mitarbeiter hat die Änderungen noch nicht abgeschlossen.
  • Übermittelt
    : Der Mitarbeiter hat die Änderungen übermittelt. Um das Szenario für einen Mitarbeiter zu entsperren, können Sie die Änderungen zurücksenden.
  • Genehmigt
    : Der Eigentümer des Szenarios hat die Änderungen akzeptiert. Die Tabellenblätter bleiben gesperrt, bis der Eigentümer oder Manager das Szenario zusammenführt oder löscht.
  • Zurückgesendet
    : Der Eigentümer hat das Szenario für weitere Änderungen an den Mitarbeiter zurückgesendet. Die Tabellenblätter für den Zusammenarbeitenden werden entsperrt.
Im Dialogfeld
Aktionen
verwalten
 (3 Punkte) können Eigentümer und Manager folgende Aktionen ausführen:
  • Änderungen herunterladen
    : Laden Sie eine Excel-Tabelle herunter, damit Sie alle vom Mitarbeiter oder Eigentümer vorgenommenen Änderungen prüfen können.
  • Änderungen verwerfen
    : Verwerfen Sie die Änderungen, die der Mitarbeiter oder Eigentümer vorgenommen hat.
Im Dialogfeld
„Übermittlungen verwalten“
 werden außerdem folgende zusätzliche Aktionen nur für Eigentümer bereitgestellt:
  • Genehmigen (Häkchensymbol): Akzeptieren Sie die Änderungen, die der Mitarbeiter vorgenommen hat.
  • Zurücksenden (x-Symbol): Senden Sie das Szenario für weitere Änderungen an den Mitarbeiter zurück. Wir bieten die Möglichkeit, auch alle Änderungen des Zusammenarbeitenden zu verwerfen, wenn Sie einen Abschnitt zurücksenden.
  • Alle genehmigen
    : Akzeptiert alle Änderungen aller Mitarbeiter, einschließlich sich selbst.
Szenariobenachrichtigungen
Um einen fundierten und reibungslosen Workflow zu unterstützen, senden wir jetzt bei jedem Schritt Benachrichtigungen an Eigentümer und Mitarbeiter. Die Benachrichtigungen enthalten folgende Informationen:
  • Name des Szenarios
  • Namen der involvierten Parteien.
  • Link zur Perspektive, falls vorhanden, oder zur Seite
    Szenarien
    .
  • Beachten Sie
    , falls vorhanden.
Wir bieten Zugriff auf Benachrichtigungen mit dem Glockensymbol in der Symbolleiste der Anwendung.
Wir senden Benachrichtigungen an:
  • Mitarbeiter, wenn Manager oder Eigentümer Szenarien teilen.
  • Eigentümer, wenn Mitarbeiter Szenarien zur Prüfung oder für Rückrufe übermitteln.
  • Mitarbeiter, wenn Eigentümer oder Manager Änderungen verwerfen, akzeptieren oder zurücksenden.
  • Eigentümer, wenn alle Mitarbeiter die Übermittlung der Änderungen abgeschlossen haben.
  • Mitarbeiter, wenn Eigentümer oder Manager Szenarioänderungen in der Basisversion zusammenführen.
Nur bei Adaptive Planning-Instanzen, wenn Ihre Instanz für E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet ist, senden wir automatisch auch eine E-Mail-Benachrichtigung. Bei Adaptive Planning mit HCM oder Financials senden wir Benachrichtigungen sowohl über Adaptive Planning als auch über Workday.
Neue Obergrenze für Szenario und Prognose
Wir stellen neue Maximum als Richtlinien bereit, damit die Performance Ihres Modells optimal bleibt:
  • 2000 Tabellenblattspeicher pro Szenario für alle Benutzer, die Zugriff auf das Szenario haben.
  • 5.000 Szenarien pro Instanz.
Wir empfehlen außerdem, sich auf Folgendes zu beschränken:
  • 50 Mitarbeiter für jedes geteilte Szenario. Wenn Sie Inhalte mit Gruppen teilen, beachten Sie, wie viele Benutzer in der Gruppe sind.
Mit diesem Release senden wir keine Benachrichtigungen, wenn Sie dasselbe Szenario mit mehr als 100 Benutzern gleichzeitig teilen.
Änderungen an der Seite "Szenarien".
Wir ändern die Seite
für das Szenariomanagement
 in
Szenarien
. Auf der Seite
„Szenarien“
stellen wir jetzt neue Ordner bereit:
  • Geteilt
    : Es werden alle geteilten Szenarien angezeigt, deren Eigentümer Sie sind oder die andere mit Ihnen geteilt haben.
  • Global
    : Dieser Ordner wird Szenariomanagern angezeigt, damit sie Aktionen für alle Szenarien in der Instanz durchführen können, einschließlich der persönlichen Szenarien anderer Benutzer und geteilter Szenarien, die nicht mit dem Manager geteilt wurden.
Neue und geänderte Berechtigungen
Um Übersichtlichkeit und Genauigkeit zu gewährleisten, aktualisieren wir die Berechtigungen und fügen im Abschnitt
„Verwaltung“
im Abschnitt
„Berechtigungssätze“
 eine neue Berechtigung hinzu.
  • Wir fügen die neue Berechtigung
    „Szenarien teilen“
    hinzu, mit der Benutzer ihre Szenarien mit Kollegen teilen können. Wir machen die Berechtigung
    „Szenarien erstellen“
     zur Voraussetzung.
  • Wir ändern die Berechtigung
    „Zugriff auf Szenarioverwaltung“
     in
    „Zugriff auf Szenarien“
    .
  • Wir aktualisieren die Funktionen der Berechtigung
    „Szenarien verwalten“
     . Wir machen die Berechtigung
    „Szenarien teilen“
     zusätzlich zur Berechtigung
    „Szenarien zusammenführen“
     zu einer Voraussetzung.
Benutzer mit der Berechtigung
„Szenarien verwalten“
 können jetzt Folgendes:
  • Öffnen Sie den Ordner
    Global
    auf der Seite
    Szenarien
    .
  • Sie können für alle Szenarien teilen, zusammenführen, Übermittlungen verwalten, Änderungen verwerfen und Änderungen herunterladen.
Wir sperren Benutzer mit der Berechtigung
„Szenarien verwalten“
 für Folgendes:
  • Anzeigen der Szenariodaten in Tabellenblättern, Berichten und Dashboards. Wir ermöglichen ihnen, die Änderungen herunterzuladen und zu prüfen.
  • Sie erhalten Benachrichtigungen. Wir senden alle Benachrichtigungen an die Eigentümer und Mitarbeiter.
  • Übermittlungen genehmigen oder zurücksenden. Sie können die Änderungen zusammenführen.
Wenn Sie die Sicherheit von Adaptive Planning über Workday Core verwalten, müssen Sie die Aktion
Szenarien teilen
 manuell aktivieren. Für alle anderen Instanzen wird die Berechtigung
„Szenarien teilen“
 automatisch für jeden Berechtigungssatz mit
Szenarien verwalten
aktiviert.
Importe und Exporte
  • Workday aktiviert den Export von Szenariodaten mit Integrationsdesign und den manuellen Export.
  • Derzeit wird der Import von Daten mit Integrationsdesign-Loadern, -APIs oder manuell unterstützt.
Sonstige Erweiterungen zur Unterstützung geteilter Szenarien
  • Wir aktualisieren Audit-Trail, um Änderungen aufgrund von Zusammenführungen von Szenarien durch den Benutzer zu verfolgen, der die Änderung am Szenario vorgenommen hat. Bisher wurde nur der Name des Benutzers angezeigt, der das Szenario zusammengeführt hat. Wir aktualisieren die Funktion zum Zusammenführen.
  • Sie müssen Zugriff auf alle Schnittpunkte aller Änderungen haben, um eine erfolgreiche Zusammenführung durchzuführen. Als Best Practice empfehlen wir, Zugriffsregeln, die
    Bearbeitungszugriff
    auf alle Daten bieten, mindestens einer Person zuzuweisen, die auch über die Berechtigung
    Szenarien verwalten
     verfügt. Diese Vorgehensweise verhindert, dass Blocker im Workflow für geteilte Szenarien auftreten.
  • Wenn Sie eine neue Version erstellen und sich für das Kopieren aller Szenarien entscheiden, werden geteilte Szenarien in persönliche Szenarien konvertiert.
  • Wenn Mitarbeiter geteilte Szenarien zur Prüfung übermitteln, werden automatisch alle Tabellenblätter für den Mitarbeiter für das Szenario gesperrt. Das Szenario bleibt gesperrt, nachdem der Eigentümer die Änderungen genehmigt hat. Außerdem wird für gesperrte Zellen eine QuickInfo angezeigt, die den Status der Szenarioübermittlung enthält.

Was kommt als Nächstes?

In einem zukünftigen Servicepaket unterstützen wir Benachrichtigungen für über 100 Mitarbeiter.

Was muss ich tun?

Wir fügen die Berechtigung
„Szenarien teilen“
 automatisch zu jedem Berechtigungssatz mit einer aktiven Berechtigung
„Szenarien verwalten“
 hinzu. Wenn Sie die Sicherheit in Adaptive Planning über Workday Core verwalten, müssen Sie die Aktion
Szenarien teilen
 für
Aktionsgruppen
manuell aktivieren.
So aktivieren Sie
„Szenarien teilen“
 für einen Berechtigungssatz für Adaptive Planning:
  1. Wählen Sie im Hauptmenü
    die Option Verwaltung
    .
  2. Wählen Sie
    Berechtigungssätze
    aus.
  3. Klicken Sie neben dem Namen des Berechtigungssatzes auf
    Bearbeiten
    .
  4. Wählen Sie
    Szenarien teilen
    . Wenn
    „Szenarien teilen“
     deaktiviert ist, wählen Sie zur Aktivierung
    Szenarien erstellen
     .
  5. Klicken Sie auf
    Übermitteln
    .
So aktivieren Sie die Aktion in Workday:
  1. Führen Sie in Workday den Bericht
    View Action Details
     aus.
  2. Filtern Sie die Spalte
    „Aktion“
    mit
    Szenarien verwalten
    .
  3. Wählen Sie eine
    Aktionsgruppe
     mit der Aktion
    Szenarien verwalten
     .
  4. Bearbeiten Sie die Aktionsgruppe.
  5. Szenarien teilen
    suchen.
  6. Wählen Sie die Aktion
    Szenarien teilen
     .
  7. Wiederholen Sie den Vorgang für alle
    Aktionsgruppen
    mit der Aktion
    Szenarien verwalten
     .
  8. (Optional) Sie können die Aktion
    Szenarien teilen
     zu Aktionsgruppen hinzufügen, die nicht über die Aktion
    Szenarien verwalten
     verfügen.

Was passiert, wenn ich nichts tun?

Benutzer mit der
Berechtigung Szenarien
 verwalten können Szenarien teilen.
Für Kunden, die die Workday-Kernsteuerung zur Verwaltung der Adaptive Planning-Sicherheit verwenden, kann niemand mit dem Teilen von Szenarien beginnen, wenn Sie die Aktion nicht aktiviert haben.